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Cinq années d’alternance et de serrage de ceinture sont formateurs. Au dela de voir ses économies s’effondrer du fait d’un salaire en dessous du SMIC, il est intéressant de connaître sa capacité d’épargne. C’est pour cela qu’il y a quasiment un an, j’ai commencé à faire mes comptes sur Google Docs. Une fois retiré de ma tête l’idée que Google pouvait accéder à ces informations confidentielles – qui, brutes de pommes, ne valent pas grand chose – j’ai apprécié l’idée de pouvoir voir mes courbes et les mettre à jour depuis n’importe quel ordinateur. Et depuis juillet 2010 – en pensant au gouffre financier imminent qui allait être généré par mes vacances d’été – je me suis dit qu’une gestion approfondie et régulière de mes comptes était urgente.

Etat actuel

Je dispose de plusieurs comptes courant, mais aussi du lot qu’un jeune actif dispose en temps normal : Livret A, Livret Jeune, PEL. Et cela dans trois banques différentes – il vaut mieux mettre ses oeufs dans des paniers différents paraît-il. Je dois donc jongler avec trois interfaces pour connaître l’état de mes économies à un instant T. De plus, j’aime connaître mes activités banquières en fonction du temps. Est-ce que j’ai beaucoup dépensé le mois dernier ? A combien est évalué l’argent que je ne dois pas toucher ? et celui dans lequel je peux piocher sans risque ? Et combien j’épargne réellement chaque mois ? Voilà des questions qui ont une réponse avec ma gestion centralisée des comptes et livrets, dans mon fichier Google Spreadsheet.

Je cherche donc au final à connaître les montants suivants :

1. mon total disponible
2. mon total bloqué
3. mon total consommé entre deux relevés

Vous pouvez suivre la lecture de ce billet tout en regardant le modèle de mon fichier Google Spreadsheet en cliquant ici, contenant des données de relevés test.

Première feuille : les relevés de comptes

Cette feuille de calcul est le nerf de guerre du fichier. C'est sur cette feuille que vous allez créer votre tableau avec le relevé de chacun de vos comptes et livrets. Pour ma part, j'ai dissocié en colonnes les comptes, et en lignes les dates auxquelles je réalise chaque relevé.

Quand le solde est négatif, il s’affiche en rouge. Pour cela il faut choisir la plage de données, faire un clic droit et sélectionner “Modifier les couleurs à l’aide des règles…” et demander de mettre le texte en rouge quand l’information est inférieure à 0.

Pour finir ce tableau, j'ai ajouté quatre nouvelles colonnes de somme - avec la méthode SUM() - plus une dernière :

1. TOTAL : qui fait la somme de tous les comptes;
2. Dispo : la somme des comptes qui est disponible immédiatement (ex : les comptes courant);
3. Bloqué : la somme des comptes bloqués et réserve à ne pas toucher (ex : PEL, Livret Jeune);
4. Consommé : la différence entre le Dispo actuel et le Dispo du précédent relevé (une modification de la couleur s'effectue avec une règle, comme vu précédemment);
5. Commentaire : seule cellule pouvant accueillir du texte, pour les commentaires éventuels liés aux mouvements de comptes (ex : vacances).

Il ne nous reste plus qu'à définir nos plages nommées. Ces plages seront utiles dans la deuxième feuille. Il vous faut trois plages :

1. Dates : qui correspond aux dates de vos relevés;
2. Totaux : l'ensemble des sommes effectuées à l'étape précédente;
3. Infos : commentaires pouvant être apportés à chaque relevé.

Conseil

Les plages sur Google Docs sont dynamiques en fonction de la cellule de départ – première cellule sélectionnée en haut à gauche de la sélection – et de la cellule de fin – dernière cellule sélectionnée en bas à droite. Il faut toujours avoir au moins une ligne vide à la fin de votre tableau, et l’intégrer dans vos plages.

Ainsi, quand vous effectuerez vos relevés futurs, vous n’aurez qu’à sélectionner la dernière ligne du tableau, et choisir l’action “Insérer 1 au-dessus”. Le nouveau relevé saisi sera alors pris en compte dans les plages nommées.

Votre feuille de relevés de comptes personnalisée est maintenant configurée. Le plug gros est fait.

Deuxième feuille : les courbes de tendances

Maintenant que nos relevés sont saisis et mis en forme, il faut créer un deuxième tableau sur une nouvelle feuille, qui contiendra l’essentiel du tableau de la première feuille. Nous allons utiliser les trois plages nommées configurées.

1. Cellule A2, insérez "=ARRAYFORMULA(Dates)"
2. Cellule B1, inserez "=ARRAYFORMULA(Totaux)"
3. Cellule E1, inserez "=ARRAYFORMULA(Infos)"

Le nouveau tableau devrait se générer automatiquement, avec les informations que vous avez saisi lors de vos relevés. Si ça ne fonctionne pas vérifiez que vous avez bien indiqué le "=" avant la fonction "ARRAYFORMULA", que vos plages sont bien nommées "Dates", "Totaux" et "Infos", et enfin qu'elles ont été configurées sur les bonnes cellules du tableau en première page.

Maintenant on va pouvoir s'amuser un peu, et intégrer le graphique :) Sélectionnez les colonnes de "A" jusqu'à la dernière ligne de votre tableau, en prenant soin de bien cliquer sur la zone grisée de "A" - histoire de saisir toutes les lignes en même temps. Allez dans le menu :

Insertion > Graphique

Il ne devrait y avoir aucune modification à apporter dans cette fenêtre. Vérifiez bien la plage de données, et n'hésitez pas à remplacer "A1:E100 " par "A1:E1000 " comme ça vous n'aurez pas à redéfinir la plage après 100 relevés.

Le graphique est sous la forme de ceux proposés sur Google Trends. Son visuel permet d'apprécier de façon précise les évolutions de vos comptes au fil du temps. Les commentaires peuvent être quant à eux très utiles à la compréhension de vos courbes. Si vous devez effectuer une sortie d'argent exceptionnelle, il suffit de l'indiquer en commentaire le jour de votre relevé. Et dans quelques mois si vous oubliez à quoi est dû le gouffre financié, le commentaire se chargera de vous redonner la mémoire.

Conseil

N'hésitez pas à déplacer le graphique dans sa propre feuille. Il sera plus aisé pour vous d'apprécier les courbes de vos comptes, en grand format. Pour cela cliquez sur le nom du graphique, et cliquez sur "déplacez vers sa propre feuille...".

Troisième feuille : les courbes de comptes

Il s'agit d'une feuille bonus. Cette feuille ne se charge que de recenser un graphique des états de tous vos comptes. Il se constitue comme le graphique des totaux, mais cette fois-ci on prend le détail de chaque relevé, et non les totaux. Je ne fréquente que très rarement ce graphique. C'est pourquoi je l'ai laissé dans la feuille de calculs.

Pour finir, si vous n'avez pas envie de créer votre propre document, vous pouvez télécharger mon Google Spreadsheet de test, avec des données déjà saisies. Vous n'aurez plus qu'à le faire coincider avec vos comptes et vos livrets d'épargne.

Zigee le 25 October 2011, 12:38 :

Très intéressant ! Bon au final ça évolue comment depuis le 25 janvier ?!

Julien DIDIER le 26 October 2011, 14:30 :

@Zigee : se sont des données fictives :) Mais mes comptes font la gueule (déménagement, toussa toussa :p)